Dla wielu właścicieli firm wakacje to najbardziej stresujący okres w roku. Z jednej strony marzą o odpoczynku, z drugiej obawiają się, że po kilku dniach bez telefonu wszystko zacznie się sypać. Klienci będą czekać na decyzje, zespół utknie z problemami, a skrzynka mailowa zamieni się w pole minowe. Tymczasem – jak przekonuje Iwona Borawska, founderka i CEO The Process® oraz autorka podcastu „O skalowaniu” – właśnie wakacje są jednym z najlepszych momentów na uporządkowanie firmy i przygotowanie jej do dalszego rozwoju.

– „Jeżeli właściciel nie może wyjechać na dwa tygodnie bez ciągłego odbierania telefonów, to problemem nie są wakacje. Problemem jest sposób, w jaki działa firma przez pozostałe jedenaście miesięcy w roku” – mówi ekspertka.

Urlop właściciela jako test organizacji

Według badań Gallupa przeciętny właściciel małej firmy pracuje nawet o 50 proc. więcej niż jego pracownicy. Wielu przedsiębiorców przez lata buduje organizacje, które są skuteczne tylko wtedy, gdy sami znajdują się w centrum wszystkich decyzji.

– „Właściciel często staje się działem sprzedaży, marketingu, HR-u, obsługi klienta i kontroli jakości w jednej osobie. Dopóki firma jest mała, to działa. Ale kiedy zaczyna rosnąć, taki model staje się największym ograniczeniem rozwoju” – tłumaczy Iwona Borawska. Dlatego okres wakacyjny może pełnić funkcję swoistego audytu. Jeśli każda nieobecność właściciela powoduje chaos, oznacza to, że procesy wymagają uporządkowania. – „Nie pytajmy, czy firma poradzi sobie bez właściciela przez dwa tygodnie. Pytajmy, dlaczego nie radzi sobie przez dwa dni” – dodaje.

Wakacje to nie przestój. To czas na porządki

Wielu przedsiębiorców traktuje lato jako sezon spowolnienia. Tymczasem część firm właśnie wtedy ma szansę przeprowadzić zmiany, na które brakuje czasu w najbardziej intensywnych miesiącach roku. – „Kiedy rynek zwalnia, pojawia się przestrzeń na rzeczy ważne, ale niepilne. A to właśnie one najczęściej decydują o tym, czy firma będzie rosła za rok, dwa czy pięć lat” – mówi Iwona Borawska.

Do takich działań należą między innymi:

• uporządkowanie procesów sprzedażowych,
• aktualizacja procedur i standardów pracy,
• analiza rentowności klientów,
• uporządkowanie struktury organizacyjnej,
• wdrożenie narzędzi automatyzujących powtarzalne zadania,
• przygotowanie planów rozwoju na kolejne miesiące.

– „Największym błędem jest czekanie na idealny moment. W biznesie taki moment praktycznie nie istnieje. Dlatego wakacje często okazują się najlepszym czasem na wdrażanie zmian” – podkreśla.

Firma nie może być zakładnikiem jednej osoby

Jednym z najczęstszych problemów rozwijających się przedsiębiorstw jest nadmierna zależność od właściciela. Klienci chcą rozmawiać wyłącznie z nim, pracownicy pytają go o każdą decyzję, a najważniejsza wiedza istnieje wyłącznie w jego głowie. – „Jeżeli jedyną osobą, która wie, jak coś zrobić, jest właściciel, to nie mamy procesu. Mamy ryzyko” – mówi przedstawicielka The Process.

Dlatego przed wakacjami warto odpowiedzieć sobie na kilka prostych pytań:

• Kto podejmuje decyzje podczas mojej nieobecności?
• Czy zespół zna swoje kompetencje i odpowiedzialności?
• Czy kluczowe procedury są spisane?
• Czy każdy wie, do kogo zwrócić się w konkretnej sprawie?

 – „Firmy często szukają skomplikowanych rozwiązań, a zaczynają od złego końca. Najpierw trzeba uporządkować podstawy” – dodaje ekspertka.

Delegowanie nie oznacza utraty kontroli

Jednym z największych wyzwań właścicieli jest oddawanie odpowiedzialności. – „Przedsiębiorcy często mówią: szybciej zrobię to sam. I zazwyczaj mają rację. Tylko że jeśli zawsze będą robić wszystko sami, nigdy nie stworzą organizacji zdolnej do wzrostu” – zauważa Iwona Borawska.

Zdaniem ekspertki delegowanie nie polega na przekazywaniu pojedynczych zadań, ale na budowaniu odpowiedzialności w organizacji. – „Prawdziwe delegowanie zaczyna się wtedy, gdy przekazujesz nie tylko zadanie, ale również prawo do podejmowania decyzji” – tłumaczy.

Jesień wygrywa się latem

Choć wakacje kojarzą się z odpoczynkiem, dla wielu firm są również okresem przygotowań do najbardziej intensywnej części roku. – „Wrzesień jest dla biznesu trochę jak styczeń. Wiele projektów rusza właśnie wtedy. Dlatego firmy, które wykorzystają lato na uporządkowanie procesów i planowanie działań, często zaczynają jesień kilka kroków przed konkurencją” – mówi ekspertka i podkreśla, że przewaga konkurencyjna rzadko wynika wyłącznie z lepszego produktu. – „Najczęściej wygrywają firmy lepiej zorganizowane. Takie, które potrafią działać szybko, podejmować decyzje i skutecznie realizować plany” – dodaje.

Odpoczynek też jest strategią

Zdaniem Iwony Borawskiej jednym z najczęściej ignorowanych elementów rozwoju firmy jest regeneracja właściciela. – „Zmęczony przedsiębiorca podejmuje gorsze decyzje. Dlatego odpoczynek nie jest nagrodą za ciężką pracę. Jest częścią odpowiedzialnego zarządzania firmą” – mówi. Paradoksalnie właśnie wakacje mogą pokazać, czy organizacja jest gotowa na dalszy rozwój. – „Dobrze zorganizowana firma pozwala właścicielowi odpocząć. A jeśli nie pozwala, to daje bardzo cenną informację, nad czym trzeba pracować po powrocie” – podsumowuje Iwona Borawska.

Wakacje nie muszą być sezonem ogórkowym. Mogą stać się momentem, w którym firma porządkuje procesy, wzmacnia zespół i przygotowuje się na kolejne etapy rozwoju. A wtedy po urlopie wraca się nie do zaległości, ale do organizacji, która działa sprawniej niż przed wyjazdem.