Udany event jest dziś rzadziej efektem działania na ostatnią chwilę, a rezultatem precyzyjnego połączenia dziesiątek elementów, których uczestnik zwykle nawet nie zauważa. Wiele organizacji doskonale rozumie tę zmianę. Z danych Events Industry Council (EIC), wynika, że firmy coraz częściej zaczynają przygotowania do najważniejszych wydarzeń ponad rok wcześniej – takich zapytań jest dziś o niemal jedną czwartą więcej niż w 2019 roku.

– W branży eventowej czas stał się zasobem podobnym do budżetu. Im wcześniej zaczynamy, tym łatwiej połączyć wydarzenie z innymi działaniami firmy, porównać oferty i reagować na zmiany bez nerwowego szukania rozwiązań na ostatnią chwilę. Późne decyzje zwykle oznaczają mniejszy wybór i wyższe koszty. Nie oznacza to oczywiście, że każde szkolenie trzeba przygotowywać rok wcześniej. Przy dużych projektach wcześniejsza decyzja daje jednak więcej możliwości, pozwala spokojniej ułożyć budżet i ogranicza ryzyko działania w pośpiechu – mówi Andrzej Bartkowski, Prezes MCC Mazurkas Conference Centre & Hotel****.

Rynkowy standard

Kilka tygodni coraz częściej okazuje się zbyt krótkim terminem, by zorganizować profesjonalne wydarzenie biznesowe. Planowanie wydarzeń z dużym wyprzedzeniem staje się rynkowym standardem. Jak wynika z najnowszego raportu „Global Business Events Barometer”, opublikowanego przez Events Industry Council (EIC), wskaźnik aktywności zapytań ofertowych dotyczących wydarzeń biznesowych planowanych z ponad 12-miesięcznym wyprzedzeniem osiągnął 122 proc. poziomu z 2019 roku.

Czas staje się częścią budżetu

Przeniesienie ciężaru planowania na wcześniejsze miesiące to także odpowiedź na rosnące wymagania samych uczestników. Oczekują dziś nie tylko sprawnej logistyki, lecz także angażującego programu i wysokiej jakości realizacji. Osiągnięcie takiego standardu pod presją czasu staje się coraz trudniejsze, szczególnie w sytuacji ograniczonych zasobów finansowych. Z danych MeetingPlanner.pl wynika, że 4 na 5 firm korzystających z event marketingu w 2025 roku musiało zwiększyć wydatki w co najmniej jednym obszarze organizacji wydarzenia.

– Wcześniejsze rozpoczęcie przygotowań nie jest więc nadmierną ostrożnością, lecz warunkiem sprawnej realizacji wydarzenia. Najlepszy event sprawia bowiem wrażenie, jakby zrobił się sam. Gość płynnie przechodzi z panelu na lunch, nie stoi w kolejce, wszystko zaczyna się o czasie, a obsługa reaguje na problem, zanim ktokolwiek zdąży go zauważyć. Taka lekkość jest oczywiście iluzją. Za nią stoją miesiące przygotowań, dziesiątki rozmów, prób i decyzji – mówi Andrzej Bartkowski.

Dlaczego firmy nadal inwestują w wydarzenia?

Mimo rosnących kosztów i coraz bardziej wymagającej logistyki firmy nie rezygnują ze spotkań na żywo. Rozumieją, że event nie jest jedynie dodatkowym wydatkiem, ale sposobem na budowanie relacji, wzmacnianie kultury organizacyjnej i rozwijanie kontaktów z klientami. Bezpośrednich spotkań nie da się w pełni zastąpić kolejnym e-mailem, prezentacją czy wideokonferencją.

– Nie sprzedajemy klientowi wyłącznie sali, cateringu czy techniki. Tworzymy doświadczenie, które ma zostać z ludźmi na dłużej. Dlatego każdy szczegół ma znaczenie, nawet jeśli uczestnik nigdy go nie zauważy – podkreśla Andrzej Bartkowski.